견적·청구
거래명세서 쓰는 법과 견적서 청구서 차이점 완벽 정리
발행일 · 수정일
견적서는 일 전 금액 제안서고 거래명세서는 물건 넘긴 뒤 인수 확인서예요. 청구서는 대금 요청서라 시점이 달라요. 세 문서를 시점 순으로 쓰면 정산이 꼬이지 않아요.
문구 도매 12년 차 때 일이에요. 2024년 5월, 구로 초등학교에 복사용지 200박스 340만원을 납품했어요. 견적서만 보내고 거래명세서를 안 챙겼거든요. 행정실에서 수량이 190박스라며 17만원을 깎자고 했어요. 인수 서명이 없어서 증명할 길이 없었어요. 그 뒤론 볼펜 한 자루라도 인수 사인을 받아요. 종이 한 장이 17만원이더라고요.
세 문서의 시점이 달라요
헷갈리면 시점으로 외우면 쉬워요. 표 한 번 보면 정리돼요.
| 문서 | 쓰는 시점 | 역할 | 예시 |
|---|---|---|---|
| 견적서 | 일하기 전 | 얼마에 할게요 제안 | 상세페이지 5종 150만원 제안 |
| 거래명세서 | 물건 넘길 때 | 뭐 넘겼는지 확인 | 원두 10kg, 컵 2천개 인수 확인 |
| 청구서, 세금계산서 | 대금 받을 때 | 얼마 주세요 요청 | 홈택스 세금계산서 165만원 발행 |
카페 인테리어 부분 공사 380만원이면 견적서로 시작해서 자재 입고 때마다 거래명세서를 끊어요. 마지막에 세금계산서로 합치는 거예요. 토스로 선금 받을 때도 거래명세서 번호를 메모에 적어두면 좋아요.
거래명세서 필수 칸이에요
공급자 정보, 공급받는 자 정보, 품목과 규격, 수량과 단가, 합계, 인수자 서명 여섯 칸이에요. 2026년은 인수 날짜를 꼭 적어요. 정부24 전자문서로 보내면 분실 걱정이 없어요. 카카오뱅크 입금 내역과 날짜를 맞추면 세무조사에도 소명돼요.
인수 서명이 핵심이에요
도장 없어도 자필 서명이면 돼요. 현장에서 못 받으면 사진과 카톡 확인으로 갈음해요. 5월 12일 오후 3시 복사용지 200박스 인수 확인했습니다 같은 문자를 받아두세요. 고용보험 일용직 납품 현장도 같은 방식이에요.
자주 틀리는 지점 3가지예요
첫째는 견적서 금액을 그대로 거래명세서에 옮기는 거예요. 추가 발주가 있으면 수량을 고쳐야 해요. 둘째는 부가세를 빼먹는 거예요. 공급가 300만원, 세액 30만원으로 나눠 적어요. 셋째는 번호 관리를 안 하는 거예요. T2026-0512처럼 날짜 번호를 붙이세요.
2025년 8월, 카페 원두 납품 사장님이 거래명세서 11장을 모아 세금계산서 한 장으로 끊어서 수수료 아꼈다고 해요. 중소기업현황정보시스템 매출 증빙도 한 번에 정리됐대요. 뚝딱견적 양식은 엑셀처럼 합산돼서 편해요.
월말 합산 청구가 편해요
매번 한 장씩 끊으면 종이가 쌓여요. 2024년 9월, 분식집 사장님은 만두피 20만원씩 주 2회 납품을 월말에 160만원으로 합쳐서 받았어요. 거래명세서 8장을 모아 세금계산서 한 장으로 끊었어요. 수수료도 아끼고 장부도 쉬워졌어요. 저도 카페 우유 12만원씩 10회를 월 120만원으로 합쳐요. 카카오뱅크 내역과 번호를 대조하면 5분이면 끝나요.
합산할 땐 번호를 묶어요. T2026-0901부터 T2026-0908까지 합산 청구라고 적어요. 2025년 2월, 인쇄소 사장님은 명함 300박스를 합산하면서 번호 누락으로 18만원을 빼먹을 뻔했어요. 번호를 엑셀에 붙여넣고 합계를 내니 바로 잡혔어요. 뚝딱견적 양식은 합산 버튼 한 번이면 돼요. 홈택스 발행 전 합산 내역을 카톡으로 확정받아요.
반품과 교환 처리예요
불량 5박스가 나오면적자 명세서를 끊어요. 마이너스 8만원이라고 적고 사인을 받아요. 2024년 12월, 과자 40박스 중 3박스가 깨져서 왔는데적자 없이 구두로 퉁쳤다가 연말에 6만원 다툼이 생겼어요. 정부24 소비자분쟁 서식처럼 문서로 남겨야 해요. 고용보험 간식 납품도 같은 방식이에요. 토스로 환불할 때도 명세서 번호를 메모에 적어요.
사진으로 대신 받을 때예요
서명을 못 받으면 사진을 찍어요. 2025년 6월, 새벽 납품 60박스를 경비실에 두고 사진 4장을 찍었어요. 박스 수량과 송장 번호가 보이게 했어요. 오전에 사장님이 확인 문자를 줬어요. 사진 4장이 서명을 대신했어요. 카톡 날짜가 증거예요. 토스 입금 메모에도 새벽 납품이라고 적어요.
분실 대비 복사도 해요. 2024년 8월, 비에 젖어 명세서 3장이 번졌어요. 사진이 있어 재발행했어요. 휴대폰에 날짜 폴더를 만들어요. 20260815-납품처럼요. 정부24 전자문서함과 함께 쓰면 안전해요. 홈택스 발행 전 사진과 대조해요.
합계 검산은 필수예요
수량 곱하기 단가를 줄마다 봐요. 2025년 4월, 우유 12만원 10회를 120만원이 아니라 110만원으로 적었어요. 10만원 빼먹을 뻔했어요. 계산기로 두 번 눌러요. 뚝딱견적은 자동 합산이라 편해요. 토스 청구 금액과 대조해요. 카카오뱅크 입금액과 맞춰요. 홈택스 발행 전 카톡 확정을 받아요.
오늘 쌓인 인수증 한 장을 꺼내 서명과 날짜가 있는지 확인해보세요.