영문 송장 처음 쓸 때 필드별 작성법과 필수 항목 정리

수제 키링 200개 1,200달러 미국에 팔았어요. HS코드 빼먹고 보냈더니 세관에서 사흘 묶였어요. 보관료 9만원 나왔어요.

처음엔 다 헷갈려요. 칸 순서만 알면 5분이면 끝나요. 일곱 칸 순서대로 채우세요.

영문 송장은 일곱 칸이면 돼요. 송장과 수출입자 정보, 번호와 날짜예요. 품목과 HS코드, 수량과 단가, Incoterms와 결제 조건이에요. 빈칸 있으면 통관이 멈춰요.

필드별 작성표예요

아래 표대로 영문 채우면 돼요. 숫자는 아라비아 숫자로 통일하세요. 통화는 코드로 적어요.

필드	적는 법	예시
Shipper, Consignee	수출입자 상호, 주소, 전화, 이메일이에요	From Seoul, To Texas예요
Invoice No, Date	연도+월일+번호예요	INV-2026-0815-01이에요
Description, HS Code	품목 영문명과 6자리 코드예요	Keyring, HS 7117.19예요
Qty, Unit Price, Amount	수량, 단가, 총액이에요	200 pcs, 6 USD, 1,200 USD예요
Incoterms	인도 조건이에요	FOB Incheon이에요
Payment Terms	결제 조건이에요	T/T 50% in advance예요
Signature	서명과 직책이에요	Seller signature예요

상세페이지 5종 150만원짜리 디자인 용역을 해외에 판다 쳐요. 서비스라 HS 없이 Service Invoice로 적으면 돼요. 카페 인테리어 소품 80만원 수출은 재질별 HS 찾아야 해요. 카카오뱅크 외화통장으로 받으면 입금증이 증빙 돼요.

Proforma와 Commercial를 나눠요

Proforma는 견적용, Commercial는 청구용이에요. 처음엔 Proforma에 유효기간 14일 적어 보내세요. 확정되면 번호만 바꿔 Commercial로 보내세요.

홈택스 영세율 신고 때 Commercial 번호 필요해요. 번호 꼬이면 정산이 밀려요. 번호 규칙 정해두면 편해요.

Incoterms는 짧게 박아요

소액 특송은 DHL Express, EXW Seoul처럼 적어요. 운임 포함이면 FOB나 CIF 쓰세요. Freight collect 여부 꼭 적어야 해요.

중소기업현황정보시스템 수출바우처 심사 때도 이 칸 봐요. 토스 외화 입금 내역이랑 대조하세요. 짧게 박을수록 분쟁 줄어요.

실수 잦은 지점 3가지예요

통화, 서명, 발송 기록에서 자주 미끄러져요. 보냈는데 스팸함에 들어가 있는 경우 있어요. 세 곳만 잡으면 돼요.

첫째는 통화 표기예요. USD 1,200처럼 코드 앞에 적으세요. 달러 기호만 적으면 호주 달러랑 헷갈려요.

둘째는 서명 누락이에요. 도장 없이 자필 서명이면 돼요. 셋째는 이메일 발송 기록이에요. 정부24 전자무역 안내처럼 PDF랑 엑셀 같이 보내세요. 홈택스 신고용으로도 묶어두세요.

포장 명세서도 함께 보내요

실물 있으면 Packing List 붙이세요. 박스 2개, 무게 3.5kg, 크기 40x30x20cm처럼요. 리스트 없어 세관에서 이틀 묶인 적 있어요.

리스트 붙인 뒤로는 당일 통과 쉬워요. 정부24 수출지원 페이지에 양식 있어요. 중소기업현황정보시스템 수출바우처 심사 때도 리스트 봐요. 카카오뱅크 외화통장 입금증이랑 같이 묶어 보관하세요.

통관 대행 맡길 때 챙길 것들이에요

500달러 넘으면 관세사 쓰는 게 마음 편해요. 혼자 하다가 서류 세 번 반려되는 경우 있어요. 시간 버리지 마세요.

인보이스랑 패킹리스트, 사업자등록증 사본 보내세요. 정부24 수출신고 안내 같이 읽어보세요. 중소기업 수출바우처로 수임료 돌려받는 경우도 있어요.

특송이랑 일반 화물 나누세요. 100만원 이하는 DHL 특송이 빨라요. 1천달러 넘으면 해상 일반이 싸요. 토스 외화 입금 확인 후 발송하세요. 카카오뱅크 외화통장 내역이 증빙이에요. 운임 아끼려다 통관 밀리면 배보다 배꼽 커요.

숫자 표기 통일이에요

천 단위 콤마 꼭 찍으세요. 1200이 아니라 1,200이라고 쓰세요. 소수점은 둘째 자리까지예요.

6.50 USD처럼요. 날짜는 15-Aug-2026처럼 영문으로 쓰세요. 숫자만 적으면 미국이랑 한국이 달라요. 토스 입금증이랑 대조하세요. 홈택스 신고 때도 같은 숫자예요.

사본 보관 5년이에요

인보이스는 5년 보관하세요. 세무조사에서 2년 전 700달러 건 요구받은 적 있어요. PDF 있으면 10분 만에 낼 수 있어요.

드라이브에 연도 폴더 만드세요. INV-2024처럼요. 토스 입금증이랑 같이 묶으세요. 카카오뱅크 외화 내역도 PDF로 받으세요. 정부24 수출 증빙이랑 같이 두면 안전해요. 파일명 대충 적으면 나중에 못 찾아요. 규칙 정하세요.

영수증과 입금증 묶음 보관이에요

통관 서류는 입금증이랑 같이 묶어야 신고 쉬워요. 토스 외화 입금증이랑 카카오뱅크 외화통장 내역 PDF로 받아두세요. 홈택스 영세율 신고 때 인보이스 번호랑 금액 일치해야 해요.

정부24 수출지원 안내에 보관 연한 나와요. 폴더명은 연도랑 거래처로 정하면 찾기 쉬워요. 월 1회 대조하면 누락 없어요. 금액 크면 세무사랑 같이 확인하세요. 카카오뱅크 알림 켜두면 입금 바로 알아요. 토스 내역이랑 대조하는 습관 들이세요. 정부24 안내 즐겨찾기에 넣어두세요.

오늘 샘플 송장 한 장 출력해 일곱 칸 빈칸 없이 채워보세요.