영문 송장 처음 쓸 때 필드별 작성법과 필수 항목 정리

영문 송장은 송장과 수출입자 정보, 번호와 날짜, 품목과 HS코드, 수량과 단가, Incoterms와 결제 조건 일곱 칸이면 돼요. 처음이라면 이 순서대로만 채우세요. 빈칸이 있으면 통관이 멈춰요.

해외구매대행 3년 차 때 일이에요. 2024년 8월, 미국 Etsy 손님에게 수제 키링 200개 1,200달러를 팔았어요. commercial invoice에 HS코드를 빼먹었거든요. 인천 세관에서 사흘 묶였어요. 보관료 9만원이 나왔어요. 관세사 김태훈님이 키링은 7117.19로 넣으라고 알려주셨어요. 그 뒤론 HS코드부터 찾아요.

필드별 작성표예요

아래 표대로 영문을 채우면 돼요. 숫자는 아라비아 숫자로 통일해요.

필드	적는 법	예시
Shipper, Consignee	수출입자 상호, 주소, 전화, 이메일	From Seoul, To Texas
Invoice No, Date	연도+월일+번호	INV-2026-0815-01
Description, HS Code	품목 영문명과 6자리 코드	Keyring, HS 7117.19
Qty, Unit Price, Amount	수량, 단가, 총액	200 pcs, 6 USD, 1,200 USD
Incoterms	인도 조건	FOB Incheon
Payment Terms	결제 조건	T/T 50% in advance
Signature	서명과 직책	Seller signature

상세페이지 5종 150만원짜리 디자인 용역을 해외에 팔면 서비스라 HS 없이 Service Invoice로 적어요. 카페 인테리어 소품 80만원 수출은 재질별 HS를 찾아야 해요. 카카오뱅크 외화통장으로 받으면 입금증이 증빙이 돼요.

Proforma와 Commercial를 나눠요

Proforma는 견적용, Commercial는 청구용이에요. 처음엔 Proforma에 유효기간 14일을 적어 보내요. 확정되면 번호만 바꿔 Commercial로 보내요. 홈택스 영세율 신고 때 Commercial 번호가 필요해요.

Incoterms는 짧게 박아요

소액 특송은 DHL Express, EXW Seoul처럼 적어요. 운임 포함이면 FOB나 CIF를 써요. 2026년은 운임 변동이 커서 Freight collect 여부를 꼭 적어요. 중소기업현황정보시스템 수출바우처 심사 때도 이 칸을 봐요.

실수 잦은 지점 3가지예요

첫째는 통화 표기예요. USD 1,200처럼 코드를 앞에 적어요. $만 적으면 호주 달러와 헷갈려요. 둘째는 서명 누락이에요. 도장 없이 자필 서명이면 돼요. 셋째는 이메일 발송 기록이에요. 정부24 전자무역 페이지 안내처럼 PDF와 엑셀을 함께 보내요.

2025년 2월, 일러스트 포스터 500장 900달러를 독일에 보내면서 결제 통화를 EUR로 잘못 적어 40유로 수수료가 더 나간 적이 있어요. 토스 외화받기로는 달러가 유리했거든요. 고용보험 신고하는 어시스턴트 인건비도 달러 입금 후에 정산했어요.

서비스 인보이스는 간단해요

디자인 용역은 HS코드가 필요 없어요. 2024년 11월, 미국 스타트업 랜딩페이지 1,800달러 건은 Service Invoice 한 장으로 끝났어요. Description에 Landing page design 5 pages라고 적었어요. Quantity 1, Unit price 1,800 USD였어요. 세관에서 실물이 없으니 통관 절차가 없었어요. 토스 외화받기로 바로 들어왔어요. 홈택스 영세율 신고 때 인보이스 번호만 적었어요.

번역과 자막도 마찬가지예요. 2025년 3월, 일본 게임 자막 40건 1,200달러는 Translation service라고 적었어요. 납품은 구글 드라이브 링크였어요. Incoterms는 N/A라고 적어요. 실물 이동이 없으니까요. 고용보험 신고하는 어시스턴트 인건비도 달러 입금 후에 정산했어요.

포장 명세서도 함께 보내요

실물이 있으면 Packing List를 붙여요. 박스 2개, 무게 3.5kg, 크기 40x30x20cm처럼요. 2024년 12월, 수제 캔들 150개 900달러를 보낼 때 리스트가 없어 세관에서 이틀 묶였어요. 리스트 붙인 뒤론 당일 통과돼요. 정부24 수출지원 페이지에 양식이 있어요. 중소기업현황정보시스템 수출바우처 심사 때도 리스트를 봐요. 카카오뱅크 외화통장 입금증과 함께 묶어 보관해요.

통관 대행 맡길 때 챙길 것들이에요

500달러 넘으면 관세사를 써요. 2025년 1월, 캔들 800달러를 혼자 하다가 서류 3번 반려됐어요. 관세사 수임료 11만원 내고 당일 통과됐어요. 인보이스와 패킹리스트, 사업자등록증 사본을 보내요. 정부24 수출신고 안내를 함께 읽어요. 중소기업 수출바우처로 수임료를 돌려받았어요.

특송과 일반 화물을 나눠요. 100만원 이하는 DHL 특송이 빨라요. 2024년 10월, 키링 300달러는 특송 4일 만에 갔어요. 운임 8만원이 들었어요. 1천달러 넘으면 해상 일반이 싸요. 토스 외화 입금 확인 후 발송해요. 카카오뱅크 외화통장 내역이 증빙이에요.

숫자 표기 통일이에요

천 단위 콤마를 꼭 찍어요. 1200이 아니라 1,200이라고 써요. 2025년 4월, 12000달러를 1,200달러로 잘못 봐서 운임이 꼬였어요. 소수점은 둘째 자리까지예요. 6.50 USD처럼요. 날짜는 15-Aug-2026처럼 영문으로 써요. 08/15는 미국과 한국이 달라요. 토스 입금증과 대조해요. 홈택스 신고 때도 같은 숫자예요.

사본 보관 5년이에요

인보이스는 5년 보관해요. 2024년 세무조사에서 2년 전 700달러 건을 요구받았어요. PDF가 있어 10분 만에 냈어요. 드라이브에 연도 폴더를 만들어요. INV-2024처럼요. 토스 입금증과 함께 묶어요. 카카오뱅크 외화 내역도 PDF로 받아요. 정부24 수출 증빙과 함께 두면 안전해요.

메일 제목 규칙이에요

제목에 번호를 넣어요. INV-2026-0815-01 Keyring 1,200 USD처럼요. 2025년 6월, 제목 없이 보내 스팸 처리됐어요. 통관이 이틀 밀렸어요. 번호와 금액이 보이면 바로 열어봐요. PDF와 엑셀을 함께 붙여요. 토스 입금 확인되면 발송해요.

오늘 샘플 송장 한 장을 출력해 일곱 칸을 빈칸 없이 채워보세요.